Step by step installation guide of the product.
Программное обеспечение Microinvest, фронт-офис, бэк офис, АРМ кассира, Выдаются однократно за весь период сотрудничества при наличии.
Решения Microinvest для автоматизации кафе и ресторанов Выражаем Вам благодарность за сотрудничество и большой вклад в победу хоккейной.
Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Руководство по эксплуатации Microinvest Склад Pro 1 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su СОДЕРЖАНИЕ: Введение в Microinvest Склад Pro ……………………………………………………………………5 Требования к компьютеру и ПО … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … … Работа с серверами … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Установка программы … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … Возможные проблемы при установке продукта … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … … Лицензирование Microinvest Склад Pro … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Работа в сети … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6 6 8 9 10 11 I. Описание Microinvest Склад Pro … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 13 1. Создание новой базы данных … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 13 2. Введение номенклатур … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … 14 3. Настройки Microinvest Склад Pro … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 19 4. Операции в Microinvest Склад Pro … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 19 5. Печать документов … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 22 6. Торговые скидки и ценовые группы … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 23 7. Работа с валютами и единицами измерения … … … … . . … … … … … … … … … … … … … … … … 24 8. Фактурирование … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 25 9. Оплата … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 26 10. Редакция, аннулирование и повторная печать документов. … … … … … … … … … … … … … … 29 11. Администрирование … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 30 II. Описание Microinvest Склад Pro 1. Файл …………………………………………………………………………………………… 1.1 Новая база 1.2 Новая база номенклатур 1.3 Открыть базу 1.4 Активная база 1.5 Архивирование / Восстановление 1.6 Выход 2. Операции …………………………………………………………………………………………… 2.1 Продажи … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.2 Приход ………………………………………………………………………………… 2.3 Производство … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.3.1 Рецепты 2.3.2 Производство 2.3.3 Сложные рецепты 2.3.4 Сложное производство 2.4 Перемещение … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.5 Брак и Списание … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.6 Возврат … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … 2.7 Дебетное извещение … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.8 Кредитное извещение … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.9 Фактурирование … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2.9.1 Выдача счет-фактуры 2.9.2 Получение счет-фактуры 2.9.3 Аннулирование выданной счет-фактуры 2.9.4 Аннулирование полученной счет-фактуры 2.9.5 Извещения 2.9.5.1 Дебетное извещение 2.9.5.2 Кредитное извещение 2.9.5.3 Аннулирование дебетного извещения 2.9.5.4 Аннулирование кредитного извещения 33 34 38 40 40 45 47 48 48 48 48 2 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 2.10 Кассовый журнал … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 54 2.11 Реализация … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 55 2.11.1 Передача на реализацию 2.11.2 Отчет по реализации 2.11.3 Возврат с реализации 2.12 Менеджмент … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 57 2.12.1 Клиентские заказы, счета на оплату и счет -проформы 2.12.2 Заказы 2.12.3 Автоматический заказ 2.12.4 Гарантийные талоны 2.12.5 Прайс-лист 2.13 Торговый объект … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 60 2.14 Торговый экран … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 61 2.15 Трансформация документов … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 62 2.16 Примечание к операции … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 63 2.17 Выбор партии … . … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 64 3. Редакция 3.1 Партнеры … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 64 3.2 Товары … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 67 3.3 Пользователи … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 72 3.4 Объекты … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 73 3.5 Валюты … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 74 3.6 Группы НДС … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 75 3.7 Локатор номенклатур … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 79 3.8 Оплаты … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 80 3.9 Виды оплат … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … 81 3.10 Документы … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 82 3.11 Объединение документов … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 84 3.12 Печать документов … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 85 3.13 Администрирование … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 86 3.13.1 Смена активного пользователя 3.13.2 Объекты регистрации 3.13.3 Смена цен 3.13.4 Переоценка 3.13.5 Ценовые правила 3.13.6 Переучет 3.13.7 Глобальное производство 3.13.8 Обмен операций 3.13.9 Импорт операций 3.13.10 Импорт номенклатур 3.13.11 Экспорт к учету 3.13.12 Диспетчер печати 3.13.13 Права доступа 3.13.14 Перевычисление средневзвешенной цены 4. Отчеты … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … 104 Отчеты собственника … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … 110 Excel документы и отчеты по заказу клиента … … … … … … … . . … … … … … … … … … … 117 Результат отчетов … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 119 Обзор результата отчета … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 119 5. Другие настройки 5.1 Календарь … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … 121 5.2 Настройки … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … 121 5.3 Настройки на пользователей … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … … … 121 5.4 Основные настройки … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 122 5.5 Визуальные настройки … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … 123 5.6 Настройки Операций … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 124 5.7 Настройки Печати … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 126 5.8 Специальные настройки … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … 127 5.9 Настройки базы данных … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … 128 3 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 5.10 Другие настройки … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … 130 6. Вид … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … … 131 6.1 Изменение панели инструментов 6.2 Визуальный стиль 6.3 Визуальный стиль документов 6.4 Панель инструментов 6.5 Строка состояния 7. Окна … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 133 4 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Введение в Мicroinvest Склад Pro Подталкиваемая новостями, все быстрее проникающими в болгарскую рыночную действительность и новыми вызовами, породившимися в результате вхождения Болгарии в Европейский союз, компания Microinvest создала инновационный продукт, который отвечает требованиям ее клиентов, и в то же время воплощает в себе новейшие тенденции в этом классе продуктов. Microinvest Склад Pro – это гибкая система, предназначенная для управления движения товаров и денежных средств компаний. Продукт в состоянии ответить всем потребностям контроля движения товарных ресурсов в отдельных компаниях. Система способна контролировать все процессы, связанные с управлением производственной и торговой деятельности коммерческих субъектов. В процессе разработки программы были обработаны и осуществлены идеи и предложения наших клиентов, которые внесли свой вклад в дальнейшем развитии и усовершенствовании продукта. В результате была создана целостная, высокоэффективная и удобная в работе программа, функционирующая в полном соответствии с нормативным законо-дательством страны. Требование универсальности системы этого типа привело к созданию дополнительных модулей – Склад Pro Light Торговый объект и Склад Pro Light Ресторан, а также более специфического Склад Pro Mobile приложение для мобильных устройств типа Pocket PC, которое практически придает программе неограниченные возможности. Политика Microinvest состоит в том, чтобы не ограничиваться реализацией отдельных продуктов своего ассортимента, а создавать комплексные универсальные по своему характеру бизнес-решения, разрабатывать вспомогательные программы, напрямую связанные с Microinvest Склад Pro, такими как Microinvest Штрих-код Принтер Pro, Microinvest Архиватор Pro. Разработанный с учетом новейших требований к интерфейсу продуктов этого класса, Microinvest Склад Pro представляет собой удобную и интуитивно понятную программу, позволяющую каждому пользователю усвоить работу с ней с максимальной быстротой. Microinvest Склад Pro может быть установлен на терминалы TouchScreen и дает возможность для подключения сканеров штрих-кодов, а также прямую связь со всеми фискальными устройствами, распро-страненными на рынке. Это со своей стороны упрощает работу кассира при большой нагрузке во время рабочего процесса. Мы убеждены, что, ознакомившись с Microinvest Склад Pro и прочитав данное руководство, клиенты Microinvest скоро почувствуют реальную возможность для повышения темпов развития и ускорения бизнес-процессов в их компаниях, а программа в свою очередь будет незаменимым помощником в их трудовых буднях. В распоряжении наших клиентов находится и специально подготовленная, высококвали -фицированная и мотивированная команда сотрудников, обеспечивающих поддержку и сервис Microinvest Склад Pro. Прежде всего, нужно удостовериться, что ваш компьютер отвечает системным требованиям для Microinvest Склад Pro. Требования к компьютеру и ПО: 5 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 1. Аппаратное обеспечение: Ш Минимальные требования · Процессор – Pentium II 433MHz; · RAM – 128МВ; · HDD – 10GB Ш Рекомендуемые требования: · Процессор выше 1.2 GHz; · RAM 512МВ или больше; · Жесткий диск - 20GB или больше; · DVD устройство; · Сетевая карта; · Принтер. 2. Системные требования: Ш Операционная система: Windows 2000 SP4, Windows XP SP2, Windows 2003, Windows Vista, Windows7, Windows 8; Ш Если будете использовать документы в формате Excel, встроенные в Microinvest Склад Pro или встроенную функцию программы для экспортирования отчетов, нужно инсталлировать Microsoft Office 2003 либо Microsoft Office 2007 (Microsoft Excel / Microsoft Word). Ш Если планируете использовать SQL базу данных, необходимо чтобы на одном из компьютеров был инсталлирован SQL сервер (MSDE, MSSQL Server, MySQL или Oracle). Работа с серверами Microinvest Склад Pro использует полностью новую архитектуру базы данных. Идеология идентична большим ERP системам. По умолчанию, программа устанавливается для работы с MS Access базой данных. Преимущества работы с сервером SQL – быстродействие, надежность, работа с большими номенклатурами и возможность работы через Internet. Microinvest Склад Pro поддерживает работу с пятью видами серверов – MS Access, MSDE, MySQL, MS SQL Server и Oracle. При работе с отдаленными офисами и большой номенклатурой, с целью увеличения быстродействия рекомендуется работа с так называемой репликацией данных. Краткое объяснение термина „Репликация” Репликация представляет набор средств современной компьютерной технологии, предназначенный для копирования данных с одной базы данных в другую. В нашем случае репликация обеспечивает обмен данных, в реальном времени, между различными серверами в отдельных объектах одной компании, причем по каналу связи передаются только различия. С помощью этого обеспечивается быстродействие всей системы, а также защита от потери данных, так как они дублированы и на серверах находятся их копии. Microinvest Склад Pro поддерживает работу с отдаленными объектами в реальном времени. Схема работы следующая: 1. На центральный компьютер с выходом в Internet устанавливается SQL сервер. На этом сервере располагается база данных; 2. В центральном офисе компании осуществляется локальное инсталлирование продукта и настраивается связь с центральным сервером. При этом рекомендуется: 6 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su – при номенклатуре менее 2500 товаров – продукт устанавливается на каждом объекте (офисе или магазине). Связь с центральным сервером устанавливается напрямую, без промежуточного сервера; – при номенклатуре свыше 2500 товаров – на каждом объекте устанавливается локальный, репликационный SQL сервер и сам продукт. Связь продукта настраивается с локальным SQL сервером. Так достигается более высокое быстродействие при работе с номенклатурой. Сам локальный SQL сервер становится подчиненным центральному SQL серверу и работает в режиме репликации данных. Преимущества этого многочисленны, но самое главное, что система работает быстро и надежно. Требования к сети: 1. Центральный SQL сервер должен иметь статический IP адрес и канал с пропускной способностью не менее 10 Mbit/s. 2. Каждый из локальных SQL серверов должен иметь пропускную способность 1 Mbit/s для доступа к центральному серверу, а при использовании MS SQL репликации нужно иметь статический IP адрес. Такая система гарантирует одновременную работу неограниченного количества объектов в реальном времени, а также доступ ко всем данным в центральном офисе. В центральном офисе собираются данные со всей организации, и их объединение происходит в реальном времени, без надобности импорта/экспорта операций. Надежность системы высока, так как при репликации серверов данные имеют свои копии на разных серверах и целостность данных гарантирована. Здесь представим вам отдельные виды серверов, с которыми работает программа Microinvest Склад Pro: # MSDE– поддерживает до 5 рабочих мест на Microinvest Склад Pro, которые работают одновременно. Он не может использоваться как подчиненный сервер (Subscriber) на MS SQL server 2000. Если связь построена через Internet, обязательно нужно иметь подключения, как на сервере, так и на рабочем месте. При остановке Internet на одном из двух мест нет возможности работать с базой данных . # MySQL – нет ограничения количества рабочих мест на Microinvest Склад Pro. Может использоваться для однонаправленной репликации базы данных с другим MySQL сервером типа master к slave. При работе с этим видом серверов, при репликации все рабочие места сохраняют операции на центральном (master) сервере, а номенклатура, цены и справки извлекаются с локального (slave) сервера. При работе обязательное условие иметь Internet как на центральном сервере, так и на локальных (slave) серверах. # MS SQL Server – нет ограничения количества рабочих мест. MSSQL server имеет 4 версии – Express, Workgroup, Standard, Enterprise. Express Edition может использоваться самостоятельно или как подчиненный сервер (Subscriber) при репликации. Остальные версии могут использоваться самостоятельно, а при репликации данных могут служить как центральным сервером (Publisher), так и подчиненными серверами (Subscribers). При репликации с таким типом серверов даже и при временной остановке Internet, пользователи могут работать с Microinvest Склад Pro. При работе с Pocket PC это наиболее подходящая основа для построения системы и управления базами данных. 7 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Установка программы Установка - самый капризный момент внедрения компьютерной системы. Во время установки программа “опознает” компьютерную систему, в которой будет работать, и донастраивает свои функции. В этот момент осуществляется и тестирование памяти, процессора, дискового пространства, наличия локальной сети, принтера, других периферийных устройств компьютера. Поэтому, для более легкого выполнения процедуры необходимо чтобы: · · Операционная система MS Windows работала стабильно; Настройка даты в Short Date Format должна быть в формате: dd.mm.yyyy; Программа может быть установлена с помощью компакт диска (CD-ROM) или через установочный файл, который можно скачать с нашего сайта http://www.microinvest.su Установка с CD-ROM Диск с Microinvest Склад Pro вставляется в CD-ROM компьютера. Ждем когда завершится загрузка инсталляционной программы. Появляется основной экран программы со списком продуктов. Примечание: Если через 30 секунд после того как поставите диск в компьютер, не начнется загрузка установочной программы, нужно выбрать дисковое устройство и запустить Autorun.exe или войти в директорию Products и выбрать программу, которую хотите устано-вить. 1. Процесс установки состоит из 3-х этапов: • Проверка системы и установка необходимых дополнительных программ (Microsoft .NET Framework, Crystal Reports, Windows Instal-ler); • Выбор рабочей директории; • Копирование файлов в рабочую директорию. 2. После завершения установки в последнем окне есть опция запуска программы. Установка через Internet На сайте http://www.microinvest.su выбирается кнопка «Download». 1. Заполняются поля для пользователя и пароли (перед этим необходимо сделать регистрацию на сайте, для бесплатной регистрации нового пользователя имеется специальная ссылка и короткий ролик). 2. Из выпадающего Меню «Продукты» выбираете Microinvest Склад Pro. 3. Инсталляционный файл сохраняется на компьютере. 4. Файл запускается и начинается процесс установки, который тоже состоит из трех этапов: • Проверка системы и установка необходимых дополнительных программ (Microsoft .NET Framework, Crystal Reports, Windows Installer); • Выбор рабочей директории; • Копирование файлов в рабочую директорию. 5. После завершения установки в последнем окне есть опция запуска программы. Возможные проблемы при установке продукта 8 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Установка Microinvest Склад Pro стандартно протекает плавно без осложнений. После запуска установочного диска сначала при надобности инсталлируются некоторые нужные для работы программы компоненты (в случае если они не были инсталлированы раньше), точнее: • Microsoft Installer; • .NET Framework; • Microsoft Data Access Components (MDAC); • Crystal Reports. После этого переходим к основной установке продукта. В процессе установки возможно возникновение некоторых несоответствий: • На уровне аппаратного обеспечения может быть нехватка пространства на жестком диске «C», где стандартно устанавливается программа. Рекомендуется иметь свободное дисковое пространство не менее 1GB. При нехватке такового нужно обеспечить рекомен-дуемый объем. • Установка должна быть осуществлена пользователем с администра-торскими правами доступа, а не пользователем с ограниченными правами, например User или Guest. • После установки и при попытке запустить программу возможен сбой связи с базой данных. В этом случае проблема локализируется в Microsoft Data Access Components (MDAC) и нужно сделать новую установку/переустановку операционной системы или самого MDAC. • При выборе русского языка из Меню «Выбор языка» возможно, что на экране появятся некоторые неразборчивые знаки и символы. Эту проблему можно устранить, если из „Control panel” выбрать “Regional and Language Options”. После этого в выпадающем списке Меню выберите “Russian” и с помощью кнопки «Advanced» - тоже “Russian”. Лицензирование Microinvest Склад Pro Лицензирование Microinvest Склад Pro можно сделать по любому из нижеуказанных способов: Лицензионный ключ Лицензионный ключ (лицензия) - передовой способ регистрирования продуктов. Этот способ лицензирования предлагает новые возможности управления лицензиями. Как используется Лицензионный ключ? Лицензия на продукт содержится в миниатюрном устройстве USB, которое подсоединяется в свободный USB порт компьютера и распознается всеми продуктами Microinvest. Устройство не требует никаких драйверов и не производит никаких изменений в компьютерной конфигурации. В продуктах из серии Pro нужно ввести индивидуальный регистрационный номер продукта. Этот номер один для всех компьютеров, на которых вы работаете. Номер определяется самим аппаратным ключом. Номер предоставляется клиенту Microinvest вместе с самим устройством, причем он действителен неограниченное количество времени. Во всех других приложениях нужно 9 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su ввести серийный номер, так как само подсоединение этого устройства открывает продукты Microinvest. Преимущества Лицензионного ключа? Лицензионный ключ имеет ряд преимуществ, и дает ряд новых возможностей: 1. Независимость от компьютера. Одна лицензия может быть установлена как на рабочий, так и на домашний компьютер; 2. Независимость от аппаратного обеспечения. При поломке одного из компьютеров подсоединяете ключ к другому компьютеру и продолжаете свою работу; 3. Не зависит от переустановки операционной системы. Сам ключ содержит лицензию, и даже полная переустановка операционной системы не навредит регистрации продуктов. Кому необходим такой ключ? Лицензионный ключ необходим клиентам, имеющим более одного компьютера и предпочитающих носить лицензию везде с собой. В то же время те, которые часто меняют свои компьютеры или хотят переустановить операционную систему, будут иметь защиту своего вло-жения, и не будут нуждаться в получении новых серийных и реги-страционных номеров. В каких случаях обязательно пользоваться Лицензионным ключом? Всем клиентам Microinvest, которые не соблюдали стандартную процедуру переброски серийных номеров, либо имели неисправность на компьютере, рекомендуется перейти на аппаратную защиту ключом. Это правило защищает клиентов от повторных сбоев компьютера, а также защищает Microinvest от нелегального распространения продуктов другими компаниями. Он-лайн активация При он-лайн активации дается ключ для однократного активиро-вания продукта. При приобретении Microinvest Склад Pro вам пре-доставят 25-значный код, который после того как вы согласитесь с условиями лицензионного договора, вводится в Меню “Помощь” -> Лицензия”. Необходимое условие активации - наличие Internet во время лицензирования. Лицензирование через Internet сайт При этом способе лицензирования клиенту предоставляется имя пользователя и пароль для доступа к сайту http://register.microinvest.net. С помощью этого имени пользователя и предоставленного пароля клиент может войти на вышеуказанный сайт с каждого компьютера, который нужно зарегистрировать. Преимущество лицензирования через Internet – полная независимость от офиса Microinvest. Зарегистрировать продукт можно в любое время суток и не требует присутствия или инструкций сотрудника компании. Работа в сети 1. Работа в сети с MS Access базой данных Работа в сети между несколькими рабочими местами на Microinvest Склад Pro с MS Access базой данных осуществляется с помощью Map Network Drive (Назначение 10 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su сетевого устройства). На компьютере, на котором находится база данных выделяется директория, в которой находится база данных. На других компьютерах открывается «My Computer» (Мой Компьютер). Из меню «Tools» (Инструменты) выбирается «Map Network Drive» (Назначение сетевого устройства). В поле «Drive» (Устройство) выбирается буква устройства, которое будет видно в «My Computer» (Мой Компьютер). С помощью кнопки «Browse» (Просмотр) выбирается компьютер и общий ресурс. С помощью кнопки «Finish» (Конец) подтверждаются настройки. Потом из Меню «Файл – > Открытие базы» открывается Microinvest Склад Pro. Из выпадающего меню «Искать в» выбирается буква устройства, заданного в «Map Network Drive» (Назначение сетевого устройства) и выбирается база данных , с которой будет вестись работа. То же самое можно сделать и путем «Настройки –> База Данных». Указывается тип базы – „MS Access” и „Путь к базе данных”, с помощью кнопки в правую часть поля выбирается буква устройства, заданного в «Map Network Drive» (Назначение сетевого устройства) и выбирается база данных, с которой будет вестись работа. 2. Работа в сети с SQL базой данных На одном из компьютеров устанавливается SQL сервер и разрешается в «Windows Firewall» соответствующий порт для выбранного сервера: Ш MSDE – порт 1433 Ш MySQL – порт 3306 Ш MSSQL – порт 1433 Нужная информация для работы на других компьютерах – это IP адрес на сервере, имя пользователя и пароль доступа к базе данных. На компьютерах в сети открывается Microinvest Склад Pro, меню «Другие –> Настройки –> База Данных» выбирается тип базы данных и поля заполняются следующими настройками: 11 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su • Поле «Сервер» – в этом поле вводится имя или IP адрес компьютера, на котором установлен SQL сервер. Если будете работать с MySQL репликацией, то в этом случае вводится IP адрес центрального сервера (master). При MS SQL репликации в этом поле вводится IP адрес подчиненного сервера (Subscriber); • Поле «Репликационный сервер » – в этом поле вводится IP адрес подчиненного сервера (slave). Примечание: поле заполняется только если используется MySQL репликация; • Поле «Имя базы» – вводится имя базы данных или с помощью кнопки справа выбирается существующая база данных (если все остальные поля заполнены правильно); • Поле «Имя» – вводится имя для доступа к базе данных; • Поле «Пароль» – вводится пароль для доступа к базе данных. Нажатием кнопки «Тест связи» можно проверить установлена ли связь с сервером. I. Описание Microinvest Склад Pro Microinvest Склад Pro – это современная система управления складского хозяйства. Система подходит для компаний мелкого, среднего и крупного бизнеса. Система разработана как для работы на одном рабочем месте, так и для работы в локальной сети или через Internet. С помощью встроенной возможности решать множество задач, и с помощью функцио-нальности модулей, продукт обеспечивает полный контроль и оптими-зацию рабочего процесса. 12 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Microinvest Склад Pro позволяет работать с большим количеством баз данных. Можно менять базу данных и создавать новую. 1. Создание новой базы данных Создать новую базу данных (рабочий файл) можно при запуске про -граммы. В меню «Файл» выбираем «Новая база» или нажимаем комби-нацию клавиш «Ctrl+N» с клавиатуры. На экране появляется окно, в котором нужно ввести имя базы. Имя не должно содержать специальные символы, только цифры и буквы латинского алфавита. После этого нужно выбрать директорию, в которой будут сохраняться данные. При работе с сервером типа MSDE, MySQL, MS SQL или Oracle нужно с меню «Другие > Настройки» выбрать «Базы данных», заполнить правиль-но все поля, а точнее тип базы, имя или IP-адрес сервера, имя базы данных и пароль, кнопка «Новая база», после чего ввести ее имя. 13 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su После того как эти условия будут выполнены, можно приступить к введению необходимой номенклатуры – объектов для регистрации, партнеров, товаров, пользователей. 2. Введение номенклатуры Введение номенклатуры происходит при выборе в меню “Редакция” нужной вам номенклатуры. • «Объекты для регистрации» – это объекты (компании), чьи данные будут использованы для выдачи разных видов документов. Объекты вводятся при последовательном выборе меню «Редакция», потом «Админи-стрирование -> Объекты для регистрации». 14 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su С помощью кнопки «Новый» на экране появляется окно, в котором вводятся необходимые данные соответствующей компании. Программой предоставлена возможность для ввода необходимого набора данных – имя компании, материальноответственное лицо (МОЛ), адрес, телефоны для связи, идентификационный номер и ставка НДС, а также e-mail адрес, банковские реквизиты и имя банка, с которым работает объект. При выборе отметки „Объект используется по умолчанию”, текущая компания становится активной и ее имя выделяется синим цветом – это и есть ваша компания, от имени которой будут выдаваться все документы. После закрытия окна «Объекты для регистрации» имя объекта по умолчанию появляется в строке для сообщений. 15 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su • «Партнеры» – это все контр-агенты (компании или физические лица), с которыми работает компания. Введение партнеров осуществляется в меню «Редакция»: выбирается «Партнеры» или с помощью комбинации клавиш «Ctrl+P». С помощью кнопки «Новый», вызывается окно, в которое вводятся данные соответствующего контр -агента: имя компании, материально ответственное лицо (МОЛ), адрес, телефоны для связи, ставка НДС, e-mail адрес, банковские реквизиты, имя банка, с которым работает объект. На странице «Дополнительная информация» есть возможность выбора ценовой группы, типа партнера (поставщик, клиент и т.д.), введение процента скидки, номера клиентской карты. Для удобной и быстрой работы партнеры могут быть сгруппированы. Структура групп представлена как иерархия, причем количество групп и подгрупп неограничено. При выделении отметки „Партнер используется часто, выводится на первом месте” партнер становится активным, видимым и для пользователя с ограниченными правами доступа к программе Microinvest Склад Pro. • «Товары» – это номенклатура товаров или услуг, предлагаемых компанией. Для создания товаров нужно из меню «Редакция» выбрать «Товары» и с помощью кнопки «Новый» или с помощью комбинации клавиш «Ctrl+S» ввести соответствующую информацию в открытом окне. На странице «Основная информация» вводятся имя, код (при выбранной отметке „Автоматическое генерирование” программа сама вводит код для соответствующих артикулов), штрих-код, каталоговые номера и предоставляет возможность введения дополнительной информации о товаре в поле «Описание». 16 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Страница «Дополнительные» дает возможность ввода основной и дополнительной измерительной единицы, коэффициента трансформации из одной в другую, минимальное и номинальное количество для соответствующего товара, при том как программа осуществляет постоянный контроль складской наличности этого товара и своевременно предупреждает, если количество ниже или выше заданных параметров. В поле «Группа НДС» отмечается НДС ставка для соответствующей группы, к которой принадлежит артикул. Страница «Цены» позволяет объединить отдельные товары в отдельные ценовые группы. Товары как же и объекты могут быть сгруппированы, причем тоже без 17 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su ограничения количества групп и подгрупп. При выделении отметки „Товар используется часто, выводится на первом месте” этот товар становится активным, видимым и поль зователям с ограниченными правами доступа к программе Microinvest Склад Pro, после чего выводит указанный товар в начале списка, несмотря на его код или имя и выбранной сортировки списка. • «Объекты» – это все принадлежащие компании объекты, из которых осуществляются операции. Объекты создаются при выборе из меню «Редакция ->Объекты» и с помощью кнопки «Новый» вызывается окно для создания новых объектов. В поле «Код» отмечается код объекта, если поставлена отметка в поле „Автоматическое генерирование” – то в этом случае программа сама генерирует код. Вводится имя объекта и ценовая группа, в которой объект работает. Страница «Группы» аналогична странице «Товары» и «Партнеры». При отметке „Объект используется часто, выводится на первом месте” объект становится активным, видимым пользователям с ограниченными правами доступа в программе Microinvest Склад Pro. • «Пользователи» - все лица, авторизованные в программе. При выборе меню «Редакция» выбирается «Пользователи» и с помощью кнопки «Новый» на экране появляется окно для ввода данных нового пользователя. Стандартно вводятся имя и код пользователя. С целью защиты данных и большей надежности, для каждого пользователя может быть введен произвольный пароль в поле «Пароль» и подтвержден в поле «Повторить пароль», а также для каждого пользователя можно указать различный уровень доступа в выпадающем меню «Уровень доступа». В поле «Объект» выбирается объект, в котором будет работать соответствующий пользователь. В случае, если пользователь имеет ограниченные права, он сможет работать только с этим объектом. В поле „Объект для регистрации” данного пользователя можно „привязать” к определенному объекту для регистрации, причем это не обязательно объект по умолчанию. Отметка „Пользователь используется часто, выво-дится на первом месте” выводит пользователя в начало списка, несмотря на его код, имя или выбранной сортировки списка. 18 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 3. Настройки Microinvest Склад Pro Окно «Настройки» можно вызвать в меню «Другие -> Настройки» и служит для настройки программы с учетом специфических требований пользователей. Информация в окне разделена на категории, которые находятся в нижней левой части экрана. При выборе мышью категории, она становится текущей и показывает все принадлежащие к ней настройки. Кнопкой «Сохранить» подтверждаются изменения и окно закрывается. Кнопкой «Отмена» окно закрывается без сохранения изменений, а кнопкой «Применить» изменения сохраняются без закры-тия окна. Настройки могут применяться как для отдельного пользователя, так и на уровне базы данных или для программы в целом. В окне «Поль-зователь» выбирается уровень, для которого применяются настройки. 19 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 4. Операции в Microinvest Склад Pro Microinvest Склад Pro - многофункциональный продукт, разработанный с целью полного обхвата операций, необходимых для управления современным динамически развивающимся бизнесом. Программа выполняет как функции самого низкого уровня, необходимые для складского управления (поставки, продажи, производство и т.д.), так и операции на высшем менеджерском уровне, а точнее, заказы, ценовые списки, таможенные декларации и другие. Интегрированные модули имеют совершенно различную функциональность, но аналогичный интерфейс для упрощения организации и улучшения бизнес-климата. Модуль «Продажи» используется часто. Вызов окна продаж осуще-ствляется из меню «Операции -> Продажи», специально созданной для этого иконки, или функциональной клавишей «F2». Этот модуль поз-воляет совершать продажу при выборе партнера, с которым заключена сделка, объекта, из которого осуществлена операция, и ответственного за продажу оператора. Список с объектами, операторами и пользователями вызывается либо нажатием мыши на кнопку справа , либо нажатием клавиши «Enter». Номенклатура с товарами появляется при нажатии клавиши «F4» или заполнении одного из полей частью или всей информацией, соответствующей нужному 20 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su товару (код, имя). Операция сохраняется с помощью клавиши «F9» или кнопкой «Сохранить». После этого на экране появляется окно оплаты. Здесь есть несколько вариантов: 1. Клиент оплачивает все. В этом случае в поле «Оплата» сумма равна сумме в поле «Сумма». 2. Клиент не оплачивает все. В этом случае в поле «Оплата» сумма меньше суммы в поле «Сумма», а в поле „Сдача” отмечается долг партнера со знаком минус. В «Крайняя дата оплаты» вводятся дни, остающиеся до крайнего числа оплаты. Остальные модули в Microinvest Склад Pro аналогичны модулю продажи. Кроме широкого набора операций, Microinvest Склад Pro обеспечи-вает своих клиентов несколькими отдельными, различающимися на функциональном уровне методами работы, таким способом предоставляя им возможность выбора наиболее 21 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su точного и наиболее подходящего варианта, требуемого бизнесом с учетом персонализации продукта. Доступ к разным методам работы осуществляется в меню «Другие -> Настройки » при выборе «Специальные». Там из выпадающего списка можно выбрать один из нижеуказанных методов работы: 1. «Средневзвешенная цена поставки» – цена товара формируется при вычислении среднеарифметической стоимости остаточного количества с предыдущей поставки и стоимости товара последней осуществленной поставки. 2. «Последняя поставочная цена» – при продаже берется цена товара из последней осуществленной поставки. 3. FIFO (First In First Out – Первая вошедшая, первая вышедшая) – при продаже берется цена товара из самой ранней поставки. 4. LIFO (Last In First Out – Последняя вошедшая, первая вышедшая) – при продаже берется цена товара из последней поставки. 5. FEFO (First Expiry First Out) – при продаже берется цена товара с истекающим сроком годности. 6. «Выбор» – при продаже пользователь может выбрать произвольную партию с соответствующей ценой товара. 22 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su При осуществлении операции, по некоторым из вышеуказанных методов работы, программа Microinvest Склад Pro предлагает своим пользователям возможность печати документа соответствующего опера-ции. 5. Печать документов В Microinvest Склад Pro имеется встроенная система для печати всех видов документов, формируемых программой. Для печати документов используется модуль «Диспетчер печати». Для настройки диспетчера нужно выбрать в меню «Редакция -> Администрирование -> Диспетчер печати». 23 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Он позволяет определить, на котором из принтеров распечатать документ. Напротив соответствующего документа для каждого из принтеров вписывается количество копий, причем один тип документов может печататься одновременно на нескольких принтерах. Добавлена также возможность выбора документа Excel, который автоматически запускается при завершении выбранной операции. При совершении каждой из операций программа требует от вас подтвердить или отменить печать соответствующего документа. Эта настройка может быть изменена в меню «Другие -> Настройки», категория «Печать» - «Печать стандартным принтером». Существующие возможности выбора – «Всегда», «С вопросом» и «Никогда». Также, в меню «Другие -> Настройки», категория «Печать» - «Просмотр документов перед печатью принтером» можно выбрать вариант, при котором документ появится на экране до того как будет распечатан. Эти настройки могут быть заданы для определенного пользователя, после того как будет выбрано его имя в левой части окна настройки. 24 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Если после завершения операции отменить печать документа или программа не предложит этот вариант, из-за того, что вариант был исключен из настройки, всегда можно на более позднем этапе распечатать этот документ из меню «Редакция -> Повторная печать». Нужно только выбрать вид операции («Поставка», «Продажа», «Рекламация», «Брак» и т.д.), пометить соответствующий уже сформированный документ и подтвердить печать. 6. Торговые скидки и ценовые группы В Microinvest Склад Pro введены несколько вариантов для выбора работы с торговой скидкой. Эти варианты могут быть следующими: разные схемы для автоматической торговой скидки на определенные суммы, определенное количество, общую сумму от операции, оборота партнера; разные торговые скидки на определенные изделия, для определенных партнеров, группы партнеров, определенного объекта, группы объектов, для определенного пользователя программы, группы пользователей, на определенный товар, группы товаров и др. Есть возможность комбинирования этих вариантов при осуществлении данной операции. 1.Торговая скидка прописывается в карточке самого клиента после выбора в меню «Редакция -> Партнеры», «Редакция партнера», на вкладке «Дополнительная 25 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su информация». Она представляет фиксированную скидку от 0 до 100, которая применяется к клиенту при осуществлении выбранной для него операции. 2. В программе есть возможность для введения ценовых групп, которые применяются к выбранному партнеру. Они прописываются в карточке самого клиента выбором в меню «Редакция -> Партнеры», кнопки «Редакция», «Дополнительная информация» «Ценовая группа». Ценовая группа определяет, какой тип цен будет применяться к данному партнеру. Можно настроить до 10 различных ценовых групп, причем цены товаров определяются через модуль «Редакция -> Администрирование -> Смена цены», или при приходе товара от этого партнера. 3. В третьем варианте Торговых скидок можно использовать так называемые «Ценовые правила». Для настройки Ценовых правил нужно выбрать меню «Редакция -> Администрирование -> Ценовые правила». Окно «Мастер Ценовых правил» служит для ввода произвольных правил для осуществления определенных действий, в зависимости от конкретного случая при выполнении операции. 26 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su С помощью настроек «Ценовых правил», правила только соз-даются. Чтобы активировать работу с ценовыми правилами нужно сначала изменить настройки в меню «Другие -> Настройки», категория «Операции» - «Работа с ценовыми правилами ». Эти настройки могут задаваться для определенного пользователя, после того, как будет выбрано его имя в левой части окна настройки. 7. Работа с валютами и единицами измерения · Валюты Как в любом современном программном продукте Microinvest Склад Pro имеет возможность работы с разными валютами. После выбора из меню «Редакция -> Валюты» открывается окно для добавления, редак-тирования и удаления ненужных для работы валют. Стандартно в программе введена одна служебная валюта, которая может редак-тироваться, но не может быть удалена. Это сделано с целью корректной работы программы при выборе валюты. 27 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su · Единицы измерения Использование Единиц измерения для товаров представляет собой удобство, которое требует создания и использования множества таких единиц. Для ввода Единиц измерения в программе выбирается меню «Редакция -> Товары», кнопка «Новый», вкладка «Дополнительные». На вкладке «Дополнительные» вводятся дополнительные параметры товара: «Основная мера», «Коэффициент трансформации», «Дополнитель -ная мера» и др. В полях для основной и для дополнительных единиц измерения предварительно заданы наиболее используемые, но также может быть сохранена и произвольная измерительная единица, которая автоматически добавляется в список. Коэффициент трансформации служит для определения связи между основной и дополнительными мерами товара (например, количество бутылок в одном ящике или количество пакетов в одной коробке). Выбор измерительной единицы не влияет на работу программы. 28 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 8. Фактурирование Фактурирование – обязательная часть каждого программного продукта, предназначена для торговой деятельности и разработана с учетом всех требований нормативного законодательства данной страны. Фактурирование обхватывает следующие операции: «Выдача фактуры», «Получение фактуры», «Аннулирование выданной фактуры», «Аннулирование полученной фактуры» и «Извещения», которые в свою очередь разделены на «Дебетное извещение», «Кредитное извещение», «Аннулирование дебетного извещения», «Аннулирование кредитного извещения »”. Выдача фактуры в Microinvest Склад Pro происходит легко и может быть осуществлена двумя способами: 1. Первый и самый распространенный на практике способ фактурирования с помощью складской программы – выдать фактуру после осуществления операций поставка или продажа. После выдачи документа (Товарная квитанция) на продажу или поставку товаров нужно выбрать в меню «Операции -> Фактурирование» и указать либо выдачу, либо получение фактуры. Важно знать, что нумерация товарных квитанций не совпадает с нумерацией фактур и извещений. При выборе соответствующего меню указывается номер документа, по которому будет сделано фактурирование. Таким способом первичный документ (товарная квитанция) служит для финансовой реализации товара и для самого ввода или добавления товара на склад, а фактура служит для официального налогового представления и определения вида сделки. Это означает, что в одну фактуру могут быть включены несколько товарных квитанций. В принципе фактура может быть сделана только на базе существующей товарной квитанции. Фактура содержит те же артикулы и имеет ту же сумму что и товарная квитанция. Она выдается на базе товарной квитанции, а после этого не может быть откорректирована или изменена. 29 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 1. Чтобы использовать второй способ фактурирования, необходимо активировать соответствующую опцию в настройках программы «Другие -> Настройки», категория «Операции» - «Быстрое фактурирование», которое позволяет пользователю автоматически создать бухгалтерский документ без надобности выполнения всех вышеуказанных шагов. Этот вид фактурирования полезен для складов и объектов, которые имеют большой процент корпоративных клиентов и в их требованиях учтены последние рыночные тенденции Европейского союза. Удобно использовать быстрое фактурирование на объектах, где работа очень интенсивная. На таких объектах Microinvest Склад Pro может быть установлен на нескольких местах и настроен на «Быстрое фактурирование». Все клиенты, желающие получить фактуру, будут обслуживаться на этих местах, что приведет к ускорению торгового процесса и облегчению работы пользователей. Такой принцип работы используется в гипермаркетах и на биржах оптовой торговли. 3. Выдача Извещения представляет неотъемлемую часть процесса фактурирования. Выдача извещения нужна для коррекции уже выданного 30 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su бухгалтерского документа, притом, что в опциях программы учтены нормативные требования и эти опции позволяют корректировать как сумму, так и количество. Чтобы создать документ извещения нужно сначала сделать соответствующую операцию, а после этого генерировать и сам документ, который должен копировать нумерацию уже выданных фактур. Алгоритм: В меню «Операции –> Извещения» совершается опера-ция, которая изменит знаком плюс или минус стоимость в денежном выражении, то есть повлияет на «Кассовый журнал» или изменит количество в выбранном объекте положительным или отрицательным знаком, в зависимости от того дебетное или кредитное извещение выбрал клиент. После этого, чтобы создать сам документ нужно перейти в меню «Операции –> Фактурирование –> Извещения». Входите в подменю для соответствующего вида извещения и на базе осуществленных операций генерируете документ (оригинал или копию). Оригинал предназначен для клиента, чьи товары или суммы по фактуре не изменены. В окне для выдачи извещения указывается и номер фактуры, которая будет отредактирована. Естественно и эта возможность программы может быть автомати-зирована в определенной степени, то есть, возможно, на момент совершения операции создавать извещение сразу после сохранения документа. Это не всегда корректно, так как такие операции производятся уполномоченным лицом, чаще всего бухгалтером. Опции аннулирования уже выданных программой извещений подобны принципам аннулирования уже выданных фактур. Извещение нельзя редактировать, оно может быть единственно аннулировано. Важно помнить, что полученные извещения не сохраняются программой. 9. Оплата Оплата – естественное окончание торгового процесса, осуществляе-мого компаниями, выбравшими возможности программного продукта Microinvest Склад Pro, и соответственно эта функция хорошо продумана и осуществлена с условиями новейших тенденций в этом направлении. Программа может отслеживать отсроченные платежи и даты оплаты. Здесь можно отслеживать долги по партнерам и документам. При завершении любого из торговых процессов – продажа или поставка, появляется окно для оплаты. Кроме того, если пользователь не выбрал вид оплаты из предложенного списка тогда либо продажа или приход не оплачивается и остается как долг, либо вся операция автоматически принимается оплаченной. Эти принципы задаются через настройки программы. 31 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su В окне для оплаты могут быть указаны сумма, оплаченная клиентом, а если есть задолженность – когда и каким способом она будет погашена (наличными, по банковскому счету или карточкой). Если выбрана отсроченная оплата и взносов больше одного, каждый раз может быть распечатан документ оплаты. Для этого нужно поставить отметку «Печать документа оплаты». При каждом платеже в этот документ будет записана новая стоимость и будут показаны старые долги, что позволяет и пользователю, и его клиенту следить, какой остаток задолженности. Меню с отчетами, касающийся операции «Оплата» охватывает основной набор отчетов, дающих исчерпывающую информацию о движении сумм в компании, о хронологии платежей, что способствует более качественному контролю над денежными средствами и освобождает пользователей от лишней траты времени. 10. Редакция, аннулирование и повторная печать документов. Программный продукт Microinvest Склад Pro позволяет коррек-тировать любую информацию, касающуюся номенклатуры, введенной пользователями. Могут быть отредактированы все уже выданные документы, что естественно повлечет за собой реальное изменение состояния денежных средств или количества товаров на складе. Если необходимо аннулировать весь документ, тогда в меню «Редакция -> Документы», выбираете нужный документ и в появившемся окне нажимаете кнопку «Аннулировать». После этой операции автоматически восстановятся количества товаров на складе, но в кассовом журнале останется соответствующий приход или расход, который тоже нужно аннулировать. 32 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Также можно сделать редакцию документа, но если выбран принцип работы с партиями, потому что при возможной необдуманной редакции документа это может привести к ошибке в наличности партии и соответственно к невозможности их дальнейшего использования. В связи с этим важно знать, что Microinvest рекомендует своим клиентам не при-бегать к редакции документа, предназначенного для передачи клиенту, а сделать обратной передачу документов, в случае если был выбран один из принципов работы с партиями. Единственные документы, которые не могут быть редактированы и не фигурируют в меню «Редакция» программы - фактуры и извещения, но это сделано с учетом законов, касающихся вышеуказанных документы, из -за чего они могут только аннулироваться. Аннулирование можно сделать в меню «Операции», где выдаются те же самые документы. Более специ-фично осуществляются операции с извещениями, так как они подлежат исправлению в меню для редактирования, но только при условии, что совершена только операция «Извещения». В подменю для фактурирования в меню «Операции», аннулируются извещения, если они уже созданы как документ и соответственно прикреплены к операции «Извещения». Аналогична ситуация с фактурами, с одной разницей, что ими можно управлять только из меню «Операции -> Фактурирование», а в меню «Редакция» их можно только распечатать повторно. В меню «Редакция» можно ввести произвольные НДС группы, в зависимости от того с какой системой налогообложения работает клиент. Также могут быть введены разные валюты, но это не ведет к автоматическому пересчету, а программа работает с основной денежной единицей. 33 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Microinvest Склад Pro позволяет распечатать повторно любой документ, если он был потерян или при осуществлении одной из операции у пользователя не было возможности распечатать документ, то позже он может сделать это из меню «Редакция > Повторная печать». 11. Администрирование Наиболее интересная часть меню «Редакция» – это подменю «Администрирование», где осуществляются сервисные функции, напрямую касающиеся работы программы. Здесь пользователь с более высоким уровнем доступа может задавать права доступа остальным пользователям с помощью функции «Права доступа». В подменю «Диспетчер печати» могут быть указаны несколько принтеров, на которых будут печататься документы. Если пользователь использует программу в производственных целях, то через функцию «Глобальное производство» он сможет произвести все продукты, которые были проданы, но не были произведены предва-рительно. В пункте «Смена цен» («Редакция -> Администрирование-> Смена цен») могут быть изменены все цены в базе данных за исключением цены поставки – она может быть задана только через поставку или переучет. 34 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su «Переоценка» идентична вышеописанной функции с разницей в том, что пользователь может влиять на одну цену через другую и в целом не только на один товар, а и на группу товаров или на всю имеющуюся номенклатуру в базе данных. Непосредственная связь программного продукта с Microsoft Excel позволяет осуществлять импорт операций и справочников партнеров и товаров прямо в базу данных («Редакция -> Администрирование-> Импорт операций»). Импорт очень полезен при первоначальной работе с базой данных: в случае если у пользователя есть таблица с товарами или партнерами, то он может импортировать их в программу. После этого из идентичной таблицы можно также импортировать такие операции, как переучет или добавить первоначальные сальдо товаров. 35 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Две функции «Переучет количества на складе» и «Переучет средне -взвешенной цены» – полностью сервисные функции, их цель коррект -ровка несоответствия в отчетах, в следствие неправильной редакции со стороны пользователя. II. Описание Microinvest Склад Pro 1. Файл 1.1. Новая база Данные компании, сохраняются в файле или группе файлов, которые называют «База». С помощью функции «Создать новую базу» пользователь может перейти к работе с новой компанией, которая будет содержать данные, подобные или отличающиеся, от уже существующей. В любом случае, каждая база данных представляет собой один файл и содержит данные только одной компании. Это надо учитывать при настройке, когда для базы данных используется MS Access. При использовании SQL сервера база данных сохраняется на самом сервере и также представляет собой один или несколько файлов. Особенностью такой работы является то, что у пользователя нет прямого доступа к файлу, он обрабатывается сервером и имеет логическое имя. Окно «Создать новую базу» (можно открыть с помощью иконки или горячей клавиши «Ctrl+N») служит для выбора файла, в котором будет сохраняться информация о новой базе. 36 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Выбор файла осуществляется путем вызова директории и выбора имени файла. В стандартном режиме программа работает с файлами с расширением .MDB и поэтому файл выбирается только из таких файлов этого типа (в настройках базы данных может быть выбрана работа с другим типом базы данных). На экране в директории можно видеть имена уже существующих файлов. Также показана структура директорий. При необходимости Вы можете сменить директорию, в которой находится новая база. Для облегчения работы выводятся иконки последних использованных баз, рабочего стола, директории с документами и Microinvest Склад Pro. Желательно, чтобы имя базы было введено латинскими буквами. Вновь созданный файл становится текущей рабочей базой данных программы. 1.2. Новая база номенклатур Новая база номенклатур представляет собой функцию создания новой базы (новой компании), которая содержит номенклатуры старой базы. Идея в том, что данные о товарах, партнерах, объектах, пользователях, валютах, НДС группах и зарегистрированных объектах перебрасываются в новую базу, но без операций и количеств. Так как новая компания содержит номенклатуры и данные о партнерах, экономится время на их повторный ввод. Но в то же время в базе отсутствуют уже проведенные операции. Другими словами, пользователь начинает работу с «чистого листа». Эта функция подходит при открытии нового периода работы компании, при создании организации с использованием введенной информации или открытии дополнительной компании, которая будет работать с той же номенклатурой. Окно «Новая база номенклатур» служит для выбора файла, где будет сохраняться информация о новой базе. 1.3. Окрыть базу 37 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Функция «Открыть базу» предназначена для смены активной компании. Используя эту функцию, пользователь меняет компанию, с которой работает в настоящий момент, на другую и загружает данные и операции другой компании. В любом случае, каждая база включает одну компанию, и активная компания заменяется новой при открытии другой базы данных. Базы независимы одна от другой и могут быть расположены в одной или в разных директориях. Окно «Открыть базу» (горячая клавиша «Ctrl+O») служит для выбора рабочей базы данных из уже созданных. Выделите необходимую базу и нажмите кнопку «Открыть». Появляется сообщение, под-тверждающее открытие выбранной Вами базы. 1.4. Активная база Каждая база данных содержит информацию об одной компании. Функция «Активная база» предназначена для понятия с каким файлом вы работаете в настоящий момент. Окно «Активная база» (горячая клавиша «Ctrl+A») дает информацию о директории, местоположении и имени файла, который был выбран последним в окне «Открыть базу». Окно «Активная база» (клавиши «Ctrl+A») дает информацию о том, какая из баз данных, выбранных с помощью окна Открытие базы, является рабочей в настоящий момент. 38 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 1.5. Архивирование / Восстановление Архивирование используется для сохранения копии текущей базы данных, чтобы важная информация не потерялась (в случае повреждения базы или сбоя работы операционной системы). Восстановление предназначено для возврата утерянных данных. При архивировании Microinvest Склад Pro сжимает файл и уменьшает его размер. Это способствует более эффективному хранению базы данных и ее легкому переносу. При архивировании данных фиксируется их текущее состояние, и данные сохраняются точно в том виде, в котором были при активировании процесса. В зависимости от настроек архивирования системы предлагаются следующие возможности: • автоматическое архивирование через предварительно заданный период времени • ручное архивирование в выбранный пользователем момент. Восстановление данных возвращает базу (компанию) в состояние на момент архивирования данных. Часто совершаемая ошибка: восстановление данных прошлого периода - при этом можно потерять все последующие операции и изменения. К восстановлению данных необходимо прибегать только тогда, когда произошел сбой в работе операционной системы или когда Вы хотите восстановить состояние прошлого периода, и вам не важны поздние изменения. Этот случай используется, если неправильно введены данные, когда восстановление прошлого состояния является более эффективным, чем редакция или корректирование данных. Примечание: При работе с базой данных на MSDE, MySQL или Microsoft SQL серверах архивирование производится самим сервером или с помощью программы Microinvest Архи Pro. 1.6 Выход Меню «Выход» закрывает программу. При выполнении этой операции программный продукт сохранит свое состояние на момент закрытия и освободит все ресурсы системы. Другие пользователи могут работать с этой базой данных, получив уровень доступа «Исключительный». 2. Операции Окна для операций заполняются следующим способом: В поле «Партнер» записываются имя клиента/компании. Выбрать партнера можно сделать одним из следующих способов: - из списка партнеров горячей клавишей «F4» с клавиатуры; 39 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su - из списка партнеров горячей клавишей «Enter» с клавиатуры; - нажатием кнопки из окна; - путем ввода имени партнера в самом поле; - путем ввода кода партнера в самом поле; - путем ввода идентификационного номера партнера в самом поле. В поле «Объект» вводится имя объекта, с которого будут списываться количества. Выбрать объект можно следующими способами: - из списка объектов горячей клавишей «F4» с клавиатуры; - из списка объектов горячей клавишей «Enter» с клавиатуры; - нажатием кнопки из окна; - путем ввода имени объекта в самом поле; - путем ввода кода объекта в самом поле; В поле «Пользователь» вводится имя сотрудника, который осуществляет операцию. Выбор пользователя можно сделать следующим способом: - из списка пользователей горячей клавишей «F4» с клавиатуры; - из списка пользователей горячей клавишей «Enter» с клавиатуры; - нажатием кнопки из окна; - путем ввода имени пользователя в самом поле; - путем ввода кода пользователя в самом поле. В поле «Товар» вводится наименование номенклатуры. Выбор товара можно сделать следующим способом: - из списка товаров горячей клавишей «F4» с клавиатуры; - из списка товаров горячей клавишей «Enter» с клавиатуры; - нажатием кнопки из окна; - путем ввода имени товара в самом поле; - путем ввода кода товара в самом поле; - путем ввода штрих-кода товара в самом поле. При работе с партиями выбор товара можно осуществить по партии или серийному номеру. Если необходимо выбрать более одного товара, после того как откроете список с товарами клавишей «F4», задержите клавишу «Ctrl» и выделите мышью нужные товары. Эту операцию можно осуществить удержанием клавиши «Shift» и стрелками с клавиатуры, выделяя товары один за другим. 40 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Чтобы сохранить документ, используйте клавишу «F9» с клавиатуры или кнопку «Сохранить», а для отмены операции - клавишу «Esc» или кнопку «Отмена». Кнопка «Обновить» обновляет количества товаров без надобности закрывать и открывать снова окно. Воспользовавшись кнопкой «Примечание» - Вы можете вводить произвольное примечание к текущей операции. После сохранения операции в зависимости от выбранных настроек печати программа может распечатать документ. 2.1 Продажи Продажа является наиболее часто производимой операцией. Она представляет собой реализацию товаров и услуг и их продажу клиенту или партнеру. Продажа уменьшает количество выбранных товаров на Вашем складе и передает их партнеру. Завершением операции считается выдача документа и оплата сделки. Окно «Продажа» (можно открыть с помощью иконки «F2») или горячей клавиши В графе «Количество» указываете количество покупаемых товаров; нажав на «Enter», переходите в следующую графу – «Продажная цена», в которую вписываете 41 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su продажную цену конкретного товара, согласно заданной ценовой группы клиента или объекта (цена клиента пользуется более высоким приоритетом). Если не задана ценовая группа партнера/объекта, заполнится розничная цена. Продажная цена может быть редактирована, причем эта перемена отразится только на текущем документе. В следующем поле «ТС» вписываете торговую скидку, предоставляемую выбранному покупателю. Подтверждаете нажатием «Enter». Поле «Стоимость» автоматически заполняется программой. Таким образом, заполняются данные для каждого товара, который покупает клиент. Если программа работает с партиями, в окне вводится и номер партии. Достаточно ввести количество для продажи и нажать клавишу «Enter». Программа сама распределит все количество по партиям, в зависимости от заданного в специальных настройках способа. В верхней части экрана для каждой партии указывают серийный номер, срок годности, дату производства и местоположение. В случае, когда партия не введена, поле партии автоматически заполняется партией, обозначенной «NA». После записи операции программа может, при условии, что настройки программы включают окно оплаты, дать возможность определить способ оплаты и установить, оплачен ли соответствующий документ (или часть его) или задолженность остается непогашенной. 2.2 Приход 42 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su «Приход» – это поступление новых количеств товаров на Ваш склад. При приходе увеличивается количество наличных товаров на складе компании и формируются их средневзвешенные цены или цены партий. Окно «Приход» можно вызвать с помощью иконки «F3». или горячей клавиши В графу «Количество» заносится количество принимаемых товаров, с помощью клавиши «Enter» осуществляется переход к следующей графе «Приходная цена», где вводится приходная цена на конкретный товар. В следующем поле – «Продажная цена» есть возможность ввести продажную цену на товар, которая будет действовать для ценовой группы партнера или объекта (при условии, если такая цена не была задана, она будет записана в программе как розничная цена). В следующем поле «ТС» вводится торговая скидка, которая действует для выбранного партнера. Следует подтверждение клавишей «Enter». Поле «Стоимость» заполняется автоматически программой. Таким образом, заполняются данные о каждом товаре, который будет поставлен партнером. Если программа работает и партиями, в окне добавляется поле «Номер партии». В верхней части экрана может вводиться серийный номер, срок годности, дата производства и местоположение на складе для каждой поставленной партии. Поля «Срок годности» и «Дата производства» вызывают окно «Календарь» нажатием кнопки или клавишей «F4». Программа дает возможность автоматического разделения количества товаров по партиям. Для этой цели введите все количество в соответствующем поле и нажмите клавишу «F12» с клавиатуры. Про-грамма автоматически добавит столько строк, сколько штук вы прини-маете, причем для каждой строки сохраняется количество «1». По умолчанию, партии будут обозначены пометкой «NA». После этого, у вас есть возможность изменить названия партий и данные в остальных полях. Если поле для партии не будет заполнено вами, оно автоматически заполняется партией, обозначенной «NA». После сохранения операции, в случае если окно для оплаты включено в настройках системы, программа может определить тип оплаты, а также оплачен ли соответствующий документ (или часть документа) или по нему остается задолженность. 43 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 2.3 Производство 2.3.1 Рецепты Окно «Рецепты» предназначено для ввода и редакции рецептов, по которым позднее будет осуществляться производство. Окно «Рецепты» заполняется следующим образом: в графе «Товар по рецепту (продукт)» вводится товар (либо из списка сложных рецептов клавишей «F4», либо нажатием кнопки из окна), для которого будет сделан рецепт. В графе «Исходные 44 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su материалы» для рецепта вводятся товары, из которых получается готовый продукт. В графе «Количество» вводится количество исходных материалов, необходимого для получения единицы продукта. Заполненный рецепт можно сохранить нажатием кнопки «Применить» или клавишей «F9» с клавиатуры, после чего можно выбрать следующий рецепт. Кнопка «Сохранить» сохраняет рецепт и закрывает окно. Кнопка «Отмена» служит для выхода без сохранения изменений. Созданный продукт окрашивается в синий цвет. В окне «Рецепты» вы можете редактировать товар по рецепту. Достаточно выбрать рецепт (из списка товаров клавишей «F4» кла-виатуры или нажатием кнопки из окна) и исходные материалы заполнятся автоматически. Можете редактировать название товара (или выбрать из списка горячей клавишей «F4» клавиатуры), а также можете редактировать ошибочно введенное количество. Чтобы аннулировать строку документа, в колонке количества в нужной строке введите «ноль», а чтобы аннулировать весь документ, введите «ноль» во всех строках. После завершения корректировки документа сохраните его с помощью «F9» или кнопкой «Применить». 2.3.2 Производство Окно «Производство» служит для получения готовых продуктов из исходных материалов по предварительно заданным рецептам. Окно «Производство» можно открыть с помощью иконки . В графе «Количество» указываете количество, предназначенное для производства. Колонка «Приходная цена» заполняется автоматически, исходя из приходных цен продуктов, использованных в производстве. После выбора товара для производства, в верхней части экрана вводят исходные материалы, входящие в рецепт данного товара, их соответствующее количество, цены и приходную стоимость. 45 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 2.3.3 Сложные рецепты Окно «Сложные рецепты» служит для ввода рецептов, по которым затем будет осуществлено сложное производство. Под сложным производством подразумевают производство, при котором из одного исходного материала получают несколько готовых продуктов, или производство, при котором из нескольких исходных материалов получают несколько готовых продуктов. 46 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Окно «Сложные рецепты» заполняется следующим образом: в поле «Наименование рецепта» записывают название рецепта, по которому будет осуществляться сложное производство. В графе «Исходные материалы» в рецепт вводят исходные материалы. В графе «Количество» вводят количество исходных материалов, из которых получают готовые продукты. В графе «Продукция» вводят готовые продукты. В графе «Количество» вводят количество продукта, которое получают из введенных исходных материалов. Если Вы хотите выбрать несколько товаров, откройте список товаров с помощью клавиши «F4» и, удерживая клавишу «Ctrl», выберите нужные товары с помощью мыши. Можно также, нажав клавишу «Shift», выбрать последовательно расположенные товары, используя стрелки клавиатуры. Созданный рецепт сохраняют нажатием кнопки «Применить» или клавишей «F9» клавиатуры, после чего можно выбрать следующий рецепт. Кнопка «Сохранить» сохраняет рецепт и закрывает окно. Кнопка «Отмена» предназначена для выхода без сохранения изменений. В окне «Сложные рецепты» Вы можете редактировать товар по рецепту. Достаточно выбрать его из списка сложных рецептов (с помощью клавиши «F4» клавиатуры или нажатием кнопки в окне) и исходные материалы и продукция будут заполнены автоматически. Вы можете редактировать как наименование товара (или выбрать его из списка с помощью горячей клавиши «F4» клавиатуры), так и некорректно введенное количество. Чтобы аннулировать одну строку документа, в колонке 47 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su «Количество», в нужной строке поставьте «ноль», а для того, чтобы аннулировать целый документ, в колонке «Количество», впишите «ноль» во всех строках. После изменений сохраняете рецепт с помощью «F9» или кнопки «Применить». 2.3.4 Сложное производство Окно «Сложное производство» служит для получения готовых продуктов из исходных материалов по предварительно заданным сложным рецептам. Под сложным производством подразумевают производство, при котором из одного исходного материала получают несколько готовых продуктов, или производство, при котором из нескольких исходных материалов получают несколько готовых продуктов. В графе «Количество» указываете количество, предназначенное для производства. Колонка «Приходная цена» заполняется автомати-чески, исходя из цен исходных материалов, использованных в производ-стве. Методика расчета себестоимости готовой продукции: Базой для расчета себестоимости готовой продукции является приходная стоимость всех продуктов. Для каждого продукта вычисляют коэффициент, который представляет собой отношение его продажной цены к этой базе. Общая приходная стоимость, умноженная на полученный коэффициент, формирует индивидуальную приходную стоимость соответствующего продукта. Например: Полученный Исходный материал 1, ед. цена которого 100.00 руб., и Исходный материал 2, ед. цена которого 200.00 руб. Из них произведут Продукт 1, продажная цена которого 300.00 руб., и Продукт 2, продажная цена которого 400.00 руб. Создается Сложный рецепт: Исходный материал 1 -1 шт. / Продукт 1 -1 шт. Исходный материал 2 -1 шт. / Продукт 2 -1 шт. Открывают Сложное производство, выбирают рецепт и задают 1 шт. Приходная стоимость Продукта 1 составляет 128.57 руб. т.е.: 1х300.00 р. -----------------------------------= 0.42857142 1х300.00 р. + 1х400.00 р. (1х100.00 р. + 1х200.00 р.) х0.42857142 = 128.57 р. Если разделить общую приходную сумму на количество продукта, получают и его нетто-себестоимость (в данном примере 128.57/1=128.57) Аналогичным способом для Продукта 2 получают 171.43. По этой методике расчета более дорогие продукты имеют более высокую себестоимость и, наоборот, более дешевые - более низкую, что предотвращает продажу части продуктов в убыток, а остальных - с очень высокой прибылью. 48 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su После выбора товара для производства в верхней части окна выводятся исходные материалы, которые входят в состав рецепта этого товара, их количество и приходная стоимость. Примечание: Продажную цену товаров-продуктов вводят предварительно в окна «Товары» или «Смена цен». 2.4 Перемещение Смысл термина «Перемещение» - движение товаров из одного склада на другой. При этом количество товаров, находящихся на первом складе, уменьшается; одновременно с этим количество товаров, находящихся на втором складе, увеличивается. Операция производит фактическое перемещение товаров с одного объекта на другой и является частью внутреннего оборота, что не отражается на финансовых расходах или поступлениях. Окно «Перемещение» можно открыть с помощью иконки клавиши «F5». или горячей В графе «Количество» указываете количество перемещаемых товаров. Графы «Приходная цена» и «Продажная цена» заполняются автоматически при выборе товара и не могут редактироваться. Операция подтверждается нажатием клавиши «Enter» и поле «Стоимость» автоматически заполняется программой. Таким образом, заполняют данные для каждого товара, который подлежит перемещению во второй объект. В случае, когда программа работает с партиями, в окне вводится и номер партии. Достаточно ввести количество и нажать клавишу «Enter». Программа распределит все количество по партиям, в зависимости от заданного в специальных настройках способа работы предприятия. В верхней части экрана для каждой партии указываются серийный номер, срок годности, дата производства и местоположение. 2.5 Брак и Списание Операция «Брак» служит для списания количества негодных товаров и уменьшает наличие выбранных товаров на соответствующем складе. Товары, включенные в «Брак», покидают склад, но не влияют на приходы от продаж или финансовые поступления. Предназначением функции «Списание» является списание товаров со склада для собственных нужд. Примером такой операции может быть использование Вашей компанией части наличных товаров на складе для внутренних операций или для собственного использования. Эта функция подобна функции «Продажа», но не обеспечивает финансового прихода и поступлений в кассу. 49 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su В графе «Количество» укажите количество забракованных или списываемых товаров. Графа «Приходная цена» заполняется автоматически при выборе товара и не может редактироваться. Подтверждаете нажатием клавиши «Enter» и поле «Стоимость» автоматически заполняется программой. Таким образом, заполняют данные для каждого товара, подлежащего списанию по причине брака или использования в собственных нуждах. В случае, когда программа работает с партиями, в окне вводится и номер партии. Достаточно ввести количество и нажать клавишу «Enter». Программа распределит количество по партиям, в зависимости от заданного в специальных настройках способа работы. В верхней части экрана для каждой партии указываются серийный номер, срок годности, дата производства и местоположение. 2.6 Возврат «Возврат» представляет собой возвращение товаров клиентом на Ваш склад. Функция подобна «Приходу» – увеличивает количество наличных товаров на складе компании, формирует финансовый расход в кассу, но при этом не меняются приходные и продажные цены товаров. В графе «Количество» наносите количество возвращенных товаров, переходите клавишей «Enter» к следующей графе «Продажная цена», где у Вас есть возможность ввести продажную цену товара, которая будет действовать для ценовой группы партнера или объекта (если эта цена не задана, она будет записана как розничная цена). Следует подтверждение клавишей «Enter». Поле «Стоимость» заполняется автоматически программой. Таким образом, заполняются данные для каждого товара, возвращенного клиентом на Ваш склад. В случае, когда программа работает с партиями, в окне вводится и номер партии. В верхней части экрана для каждой партии указываются серийный номер, срок годности, дата производства и местоположение. В случае, когда партия не введена, поле партии автоматически заполняется партией, обозначенной «NA». 2.7 Дебетное извещение «Дебетное извещение» представляет собой налоговый документ, отражающий увеличение суммы выданного документа и налог, начисленный на облагаемую налогом продажу. В дебетном извещении указывается основание для увеличения. Дебетное извещение выдается только в качестве дополнения к выданной счет -фактуре. Результатом операции «Дебетное извещение» является уменьшение количества наличных товаров на складе. В графе «Количество» указываете количество товаров, участвующих в операции, нажатием клавиши «Enter» переходите в следующую графу «Продажная Цена», где вводите продажную цену конкретного товара. В следующем поле «ТС» записываете 50 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su торговую скидку, предоставляемую выбранному партнеру. Подтверждаете нажатием «Enter». Поле «Стоимость» автоматически заполняется программой. Таким образом, заполняют данные для каждого товара, который участвует в операции. После сохранения операции, в зависимости от выбранных настроек оплаты, программа позволяет определить способ оплаты. После окна «Оплата» появляется окно «Выдать дебетное извещение». Его предназначением является ввод основных и дополнительных данных к выдаваемой счетфактуре: «Номер» (дебетного извещения), «Дата» (выдачи дебетного извещения), «К счет-фактуре» (номер счет-фактуры), «От» (даты выдачи счет-фактуры), «Получатель», «Документ получателя» (удостоверяющий его личность), «Составил», количество оригиналов и копий для печати, дата налогового события, основание, описание и место сделки, способ оплаты - наличными, банковским переводом или по POS терминалу. 2.8 Кредитное извещение «Кредитное извещение» представляет собой налоговый документ, отражающий уменьшение суммы выданного документа и налог, начисленный на облагаемую налогом продажу, подтвержденную счет-фактурой. В налоговом кредитном извещении указывается и основание для уменьшения. «Кредитное извещение» выдается только в 51 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su качестве дополнения к выданной счет-фактуре. Результатом операции «Кредитное извещение» является увеличение количества наличных товаров на складе и формирование средней приходной цены. В графе «Количество» указываете количество товаров, которые участвуют в операции; нажав на «Enter», переходите к следующей графе «Приходная Цена», в которую вписываете приходную цену конкретного товара. В следующем поле «Продажная Цена» вы можете ввести продажную цену товара. В следующем поле «ТС» записываете торговую скидку, предоставляемую выбранному партнеру. Подтверждаете нажатием «Enter». Поле «Стоимость» автоматически заполняется программой. Таким образом, заполняются данные для всех товаров, которые участвуют в операции. После сохранения операции в зависимости от выбранных настроек оплаты программа позволяет определить способ оплаты. После оплаты появляется окно «Выдать кредитное извещение». Его предназначением является ввод основных и дополнительных данных к выдаваемой счет фактуре: «Номер» (дебетного извещения), «Дата» (выдачи дебетного извещения), «К счет-фактуре» (номер счет-фактуры), «От» (даты выдачи счет-фактуры), «Получатель», «Документ получателя» (удостоверяющий его личность), «Составил», количество оригиналов и копий для печати, дата налогового события, основание, описание и место сделки, способ оплаты - наличными, банковским переводом или по POS терминалу. 2.9 Фактурирование 2.9.1 Выдача счет-фактуры Окно «Выдать счет-фактуру» (можно открыть с помощью иконки или горячей клавиши «F7») служит для превращения выбранного документа о продаже в счет-фактуру в следующей последовательности: 1. Создается документ о продаже (товарная квитанция); 2. К этому документу "прикрепляется" новый документ, который представляет собой счет-фактуру. Таким образом, первый документ (товарная квитанция) служит для финансовой реализации товара и, конкретно, его списания со склада, а второй документ служит для налоговых аспектов сделки и определения вида официального документа. В принципе, счет-фактура может быть создана только на основании уже существующей товарной квитанции. Счет-фактура содержит те же артикулы и имеет точно такую же стоимость, как и товарная квитанция. 52 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su В первом окне «Выбрать документ» выбираете документ о продаже, по которому нужно выдать счет-фактуру. Для объединения двух или нескольких документов о продаже выберите нужные документы с помощью мыши при нажатой клавише «Ctrl». Фактурированные документы выделяются красным цветом. 53 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Окно «Выдать счет-фактуру» служит для ввода основных данных в выдаваемой счет-фактуре: «Номер» (счет-фактуры), «Дата» (выдачи счет-фактуры), «К счетфактуре» (номер счет-фактуры), «От» (даты выдачи счет-фактуры), «Получатель», «Документ получателя» (удо-стоверяющий его личность) и «Составил», а также дополнительных дан-ных: способ оплаты (наличными, банковским переводом или по POS тер-миналу), дата налогового события, основание, описание и место сделки. Могут быть выбраны и количество оригиналов и копий для печати. Отметка «В кассовый аппарат» посылает данные о продаже в кассовый аппарат для распечатки фискального чека. Отметка «Группировать при печати» выводит одинаковые товары с одинаковой ценой в одну строку выдаваемой счет-фактуры. Эта функция полезна при объединении документов, в которых один товар упоминается несколько раз. При работе с партиями количество для всех партий отображается в одной строке. Данные пользователя, выдавшего счет-фактуру, заполняются автоматически, исходя из данных выбранного Объекта регистрации. 2.9.2 Получение счет-фактуры 54 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Окно «Получить счет-фактуру» (горячая клавиша «Ctrl+F7») служит для превращения выбранного документа о приходе в счет-фактуру в следующей последовательности: 1. Создается документ о продаже (товарная квитанция); 2. К этому документу «прикрепляется» новый документ, который представляет собой счет-фактуру. Таким образом, первый документ (товарная квитанция) служит для финансовой реализации товара и, конкретно, его прихода на склад, а второй документ служит для налоговых аспектов сделки и определения вида официального документа. В принципе, счет-фактура может быть создана только на основании уже существующей товарной квитанции. Счет-фактура содержит те же артикулы и имеет точно такую же стоимость, как и товарная квитанция. В первом окне «Выбрать документ» выбираете документ о приходе, по которому получите счет-фактуру. Фактурированные документы выделяются красным цветом. Окно «Приходная счет-фактура» служит для введения номера документа, даты выдачи и вида счет-фактуры: · · · Счет-фактура; Дебетное извещение; Кредитное извещение. 2.9.3 Аннулирование выданной счет-фактуры Окно «Аннулировать выданную счет-фактуру» (горячая клавиша «Alt+F7») содержит список всех документов о продаже, на основании которых выдана счет фактура. Чтобы аннулировать счет-фактуру, выберите документ и нажмите кнопку «ОК». Для выхода без выбора используйте кнопку «Отмена». После того, как Вы аннулировали документ, можете выдавать новую счет фактуру с тем же номером в окне «Выдать счет-фактуру», а также редактировать документ о продаже в окне «Редакция продажи». 55 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 2.9.4 Аннулирование полученной счет-фактуры Окно «Аннулировать полученную счет-фактуру» содержит список всех документов по приходу, на основании которых получена счет -фактура. Чтобы аннулировать счет-фактуру, выберите документ и нажмите кнопку «ОК». Для выхода без выбора документа используйте кнопку «Отмена». После того, как Вы аннулировали документ, можете выдавать новую счет фактуру с тем же номером в окне «Получить счет-фактуру», а также редактировать документ по приходу в окне «Редакция прихода». 2.9.5 2.9.5.1 Извещения Дебетное извещение Окно «Дебетное извещение» служит для выбора документа, на основании которого будет выдано извещение в следующей последовательности: 1. Создается документ, на основании которого будет выдано дебетное извещение; 2. К этому документу «прикрепляется» новый документ, который пред-ставляет собой извещение. В принципе, налоговое извещение может быть создано только в качестве дополнения к уже существующей счет-фактуре. «Дебетное изве-щение» содержит те же артикулы, что и счет-фактура. В первом окне «Выбрать документ» выбираете документ, на основании которого хотите выдать счет-фактуру. Фактурированные документы выделяются красным цветом. Окно «Выдать дебетное извещение» служит для ввода основных данных к выдаваемой счет-фактуре: «Номер» (дебетного извещения), «Дата» (выдачи дебетного извещения), «К счет-фактуре» (номер счет-фактуры), «От» (даты выдачи счетфактуры), «Получатель», «Документ получателя» (удостоверяющий его личность) и «Составил», а также дополнительных данных: способ оплаты (наличными, банковским переводом или по POS терминалу), дата налогового события, основание, описание и место сделки. Также может быть выбрано и количество оригиналов и копий для печати. Отметка «Группировать при печати» выводит одинаковые товары с одинаковой ценой в одну строку выдаваемой счет-фактуры. Эта функция полезна при объединении документов, в которых один товар упоминается несколько раз. При работе с партиями количество для всех партий отображается в одной строке. Данные пользователя, выдавшего счет-фактуру, заполняются автоматически, исходя из данных выбранного Объекта регистрации. 56 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su 2.9.5.2 Кредитное извещение Окно «Кредитное извещение» предназначено для выбора документа, на основании которого будет выдано извещение в следующей последовательности: 1. Создается документ, на основании которого будет выдано кредитное извещение; 2. К этому документу «прикрепляется» новый документ, который представляет собой извещение. В принципе, налоговое извещение может быть создано только в качестве дополнения к уже существующей счет-фактуре. Кредитное извещение содержит те же артикулы, что и счет-фактура. В первом окне «Выбрать документ» выбираете документ, на основании которого желаете выдать счет-фактуру. Фактурированные документы выделяются красным цветом. Окно «Выдать кредитное извещение» служит для ввода основных данных к выдаваемой счет-фактуре: «Номер» (кредитного извещения), «Дата» (выдачи кредитного извещения), «К счет-фактуре» (номер счет-фактуры), «От» (даты выдачи счет-фактуры), «Получатель», «Доку-мент получателя» (удостоверяющий его личность) и «Составил», а также дополнительных данных: способ оплаты (наличными, банковским переводом или по POS терминалу), дата налогового события, основание, описание и место сделки. Может быть выбрано и количество оригиналов и копий для печати. Отметка «Группировать при печати» выводит одинаковые товары с одинаковой ценой в одну строку выдаваемой счет-фактуры. Эта функция полезна при объединении документов, в которых один товар упоминается несколько раз. При работе с партиями количество для всех партий отображается в одной строке. Данные пользователя, выдавшего счет-фактуру, заполняются авто-матически, исходя из данных выбранного Объекта регистрации. 2.9.5.3 Аннулирование дебетного извещения Окно «Аннулировать дебетное извещение» содержит список всех документов, на основании которых выдано дебетное извещение. Чтобы аннулировать извещение, выберите документ и нажмите кнопку «ОК». Для выхода без выбора используйте кнопку «Отмена». 2.9.5.4 Аннулирование кредитного извещения Окно «Аннулировать кредитное извещение» содержит список всех документов, на основании которых выдано кредитное извещение. Чтобы аннулировать извещение, выберите документ и нажмите кнопку «ОК». Для выхода без выбора используйте кнопку «Отмена». 2.10 Кассовый журнал 57 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su «Кассовый журнал» представляет собой хронологический дневник движения денег компании. Каждая строка отражает одну операцию (приход или расход) и содержит сумму, дату, вид и описание. С помощью кассового журнала пользователь может проследить движение денег и получить информацию о финансовом состоянии в настоящий момент. В кассовом журнале автоматически отражаются продажа и приход с суммой или ее частью, оплаченной наличными (при сохранении операции в окне оплаты или посредством модуля «Оплата»). Кнопка «Новый» служит для добавления нового прихода или расхода. Для каждого нового элемента вводится дата, краткое описание, сумма и вид, для выбора которого программа предлагает следующие варианты: «Приход», «Канцелярия», «Зарплата», «Найм», «Дру-гие расходы», «Неопределенные», «Другие приходы» и «Про-дажа». В окне ввода нового прихода/расхода Вы можете распечатать кассовый ордер, включив отметку «Напечатать кассовый ордер». В зависимости от выбранного вида прихода или расхода печатается «Приходный кассовый ордер» или «Расходный кассовый ордер». 58 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su Для того, чтобы отредактировать введенные приход или расход, выберите нужный документ и нажмите кнопку «Редакция». Вы можете редактировать все введенные поля. Для удаления введенных прихода или расхода выберите нужный документ и нажмите кнопку «Удалить» или клавишу «Delete» клавиа-туры. Необходимо подтвердить удаление в следующем окне и товар будет удален. Кассовый журнал можно напечатать, используя клавишу «F9» клавиатуры или кнопку «Печать». 2.11 Реализация 2.11.1 Передача на реализацию Функция «Передать на реализацию» представляет собой процесс, при котором Вы списываете определенный товар с Вашего склада и передаете его выбранному партнеру. Таким образом, наличие товаров на складе уменьшается; одновременно с этим у партнера возникает материальная задолженность в виде полученного на реализацию товара. Когда партнер продаст товар, он отчитывается посредством функции «От-чет по реализации», и складская программа увеличивает финансовые поступления. Если партнер вернет товар, используется «Возврат с реализации», при этом задолженность партнера уменьшается, а наличие товаров на складе компании увеличивается, так как программа учитывает приход товара обратно на склад. Окно «Передать на реализацию» можно открыть с помощью иконки горячей клавиши «F6». или В графе «Количество» указываете количество передаваемых на реализацию товаров; нажав на «Enter», переходите в следующую графу «Продажная Цена», в которую вводите продажную цену (если не задана ценовая группа клиента) конкретного товара. В следующем поле «ТС» вводите торговую скидку, предоставляемую 59 www.microinvest.su Microinvest software company since 1984 ® Адрес: Болгария, г. София 1618, бул.”Цар Борис III”№215 Тел./факс: + 359 2 9555515, +359 2 9555334 e-mail: marketing@microinvest.net, http://www.microinvest.su выбранному «Партнеру» (если она не задана предварительно).
Системы автоматизации управления позволяют увеличить эффективность работы компании за счет сокращения затрат, связанных с продажей и.
Microinvest
E-mail: marketing@ microinvest.net, http:// microinvest.su. Microinvest. ®. Руководство операция, и ответственного за продажу оператора. Список с.